Häufige Fragen

Zugänge werden von AIMPL oder vom Chef Ihrer Firma angelegt. Eine Selbstregistrierung für das Kundenportal gibt es nicht. Das dient Ihrer Sicherheit, damit niemand unbefugt einen Zugang für Ihr Unternehmen anlegen kann. Sobald Ihr Zugang eingerichtet ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem persönlichen, zeitlich begrenzten Link, über den Sie Ihr eigenes Passwort festlegen. Falls diese E-Mail nicht ankommt, schauen Sie bitte auch in Ihrem Spam-Ordner nach.

Zu dieser E-Mail-Adresse existiert noch kein Zugang. Prüfen Sie zunächst, ob Sie die richtige, bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse verwenden. Ist das der Fall, wenden Sie sich an business@aimpl.de oder direkt an den Chef Ihrer Firma. Einer von beiden kann für Sie einen Zugang anlegen.

Ja. Der Zugang lässt sich erst nutzen, wenn die 2FA über eine Authenticator-App (z. B. Microsoft Authenticator oder Google Authenticator) eingerichtet ist. Dabei scannen Sie einmalig einen QR-Code mit Ihrem Smartphone. Bei jeder künftigen Anmeldung erzeugt die App dann einen zeitlich begrenzten Code, den Sie zusätzlich zu Ihrem Passwort eingeben. Das schützt Ihr Konto auch dann, falls Ihr Passwort einmal in falsche Hände geraten sollte.

Nein. Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt (gehasht) gespeichert und sind für niemanden im Klartext einsehbar, auch nicht für uns. Deshalb verschicken wir auch nie Passwörter per E-Mail, sondern immer nur Links, über die Sie selbst ein neues Passwort festlegen.

Ja. Als Chef Ihrer Firma können Sie im Dashboard selbst neue Mitarbeiter-Zugänge für Ihr Team anlegen, ohne dafür bei uns anfragen zu müssen.

Im Dashboard über „Neues Ticket". Sie wählen ein Thema, beschreiben Ihr Anliegen möglichst konkret und setzen eine Priorität von „Niedrig" bis „Kritisch". Optional können Sie bis zu fünf Dateien anhängen. Je nach gewählter Priorität reagieren wir unterschiedlich schnell auf Ihr Anliegen.

Niedrig priorisierte Anliegen bearbeiten wir innerhalb von 72 Stunden, mittlere innerhalb von 24 Stunden, hohe innerhalb von 8 Stunden und kritische innerhalb von 4 Stunden.

Wir benötigen eine Rückmeldung von Ihnen, bevor wir mit der Bearbeitung fortfahren können. Die konkrete Frage steht als Nachricht direkt im Ticket. Sobald Sie antworten, wechselt der Status automatisch zurück, und das Ticket landet wieder in unserer Bearbeitung.

Innerhalb von 24 Werktagsstunden können Sie das Ticket direkt im Dashboard wieder öffnen. Wochenenden und Feiertage zählen dabei nicht mit. Nach Ablauf dieser Frist erstellen Sie bitte ein neues Ticket mit Verweis auf das ursprüngliche. Ein storniertes Ticket lässt sich nicht wieder öffnen; erstellen Sie dafür bitte ein neues Ticket.

Ja, solange es noch auf „Neu“ steht und unser Team noch nicht damit begonnen hat. Öffnen Sie das Ticket und wählen Sie „Ticket stornieren“; einen Grund können Sie optional angeben. Stornieren kann nur, wer das Ticket erstellt hat. Danach können Sie im Ticket nicht mehr schreiben, und es lässt sich nicht wieder öffnen. Ist die Schaltfläche nicht zu sehen, bearbeiten wir das Ticket bereits; schreiben Sie uns dann einfach im Ticket.

PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX, bis 10 MB pro Datei und maximal fünf Dateien pro Ticket.

Über unser Ticket-System können Sie jederzeit Anfragen zu technischen Problemen, Ihrem Account, Abrechnungen oder unseren Automatisierungen stellen. Jedes Ticket wird von unserem Team bearbeitet, Sie können den Bearbeitungsstatus live im Dashboard verfolgen und erhalten bei jeder Statusänderung automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Priorität, die Sie beim Erstellen wählen, bestimmt dabei, wie schnell wir uns melden.

Ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Ihre Daten verlassen den europäischen Rechtsraum zu keinem Zeitpunkt.

Nein, Chatverläufe werden nach Abschluss der Sitzung nicht dauerhaft gespeichert, und es findet keine Profilbildung statt. Der KI-Assistent steht ausschließlich angemeldeten Kundinnen und Kunden zur Verfügung.

Wir arbeiten überwiegend mit Microsoft-Technologien: Microsoft Azure, Azure OpenAI, Microsoft 365, Power Automate, Copilot Studio, SharePoint, Outlook und Microsoft Entra ID. Für unser Kundenportal und die Website setzen wir zusätzlich auf Next.js, React und TypeScript. Unsere Analyse- und Automatisierungslösungen bauen technisch auf einer bestehenden Microsoft-365-Umgebung auf.

Power Automate ist ein Microsoft-Dienst, mit dem sich wiederkehrende Abläufe zwischen verschiedenen Systemen automatisieren lassen. Wir nutzen ihn, um Aufgaben, die heute von Hand erledigt werden, automatisch ablaufen zu lassen, zum Beispiel, dass bei einer Statusänderung automatisch eine E-Mail versendet wird.

Copilot Studio ist ein Microsoft-Dienst zum Erstellen von KI-Assistenten. Wir bauen damit Assistenten, die Anfragen verstehen und beantworten oder Abläufe wie eine Terminbuchung übernehmen.

Wir greifen auf leistungsfähige KI-Modelle über Microsoft Azure (Azure OpenAI) zu. Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Ihre Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

SharePoint ist der Microsoft-365-Dienst für Dokumente und Listen. Je nach Lösung nutzen wir Inhalte aus SharePoint als Datenquelle für Automatisierungen und Assistenten.

Das Kundenportal läuft auf Microsoft Azure in der EU, mit einer Azure-SQL-Datenbank und einer Webanwendung auf Basis von Next.js, React und TypeScript. Die Anmeldung ist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.

Klassische Automatisierung mit Power Automate folgt festen Regeln. Sie ist zuverlässig, nachvollziehbar und meist günstiger. KI-Assistenten, zum Beispiel mit Copilot Studio, setzen wir dort ein, wo Flexibilität oder Sprachverständnis gefragt sind. Wir wählen jeweils das, was für Ihren Ablauf besser passt, und setzen KI nur ein, wo sie wirklich gebraucht wird.

Azure OpenAI ist der Microsoft-Dienst, über den KI-Modelle innerhalb der Microsoft-Azure-Umgebung bereitgestellt werden. Wir nutzen ihn, um Ihnen DSGVO-konformen Zugang zu leistungsfähigen KI-Modellen zu geben, mit Datenverarbeitung ausschließlich in der EU.

Unsere Analyse- und Automatisierungslösungen bauen technisch auf Microsoft 365 auf, zum Beispiel auf Outlook, SharePoint und Power Automate. Deshalb setzen wir eine bestehende Microsoft-365-Umgebung voraus.

Das hängt von der jeweiligen Lösung ab. Welche Lizenzen dafür nötig sind, klären wir vorab und teilen es Ihnen transparent mit.

Unser Schwerpunkt liegt auf Microsoft-Umgebungen. Ob und wie sich andere Systeme einbinden lassen, besprechen wir im Einzelfall.

Wir analysieren die Abläufe in Ihrem Unternehmen, finden die wirkungsvollsten Stellen für Automatisierung und entwickeln passende Lösungen: von klassischer Prozessautomatisierung über KI-Bots bis zu vernetzten Agenten-Systemen, die komplette Aufgabenketten selbstständig durchlaufen. Unser Ansatz gliedert sich dabei bewusst in vier Stufen: von der kostenfreien Erstanalyse bis zum laufenden Betrieb Ihrer fertigen Lösungen. Dazu kommen DSGVO-konformer Zugang zu leistungsfähigen KI-Modellen und, wenn gewünscht, Unterstützung bei Ihrer digitalen Präsenz. Mehr zu unserem Ansatz bei KI finden Sie auf unserer eigenen Seite dazu.

Am Anfang steht bei uns immer das Zuhören. Wir analysieren die bestehenden Informationsflüsse in Ihrem laufenden Betrieb und beziehen Ihre Mitarbeiter direkt ein. Automatisiert wird nicht überall, sondern dort, wo es wirklich einen Unterschied macht. KI setzen wir nur ein, wo sie gebraucht wird, und lassen sie bewusst weg, wo klassische Prozessautomatisierung zuverlässiger ist.

Sie stellen über das Anfrageformular eine Anfrage, wir prüfen sie und melden uns bei Ihnen. Danach gehen wir in vier Stufen vor: Erstanalyse, vertiefte Analyse mit einem persönlichen Gespräch zu konkreten Potenzialen, Entwicklung individueller Lösungen und laufender Betrieb. Für die Zusammenarbeit richten wir Ihnen einen Zugang zum Kundenportal ein, über den Sie Tickets stellen und deren Bearbeitungsstand verfolgen.

In der Erstanalyse befragen wir die Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Unser System verteilt dafür gezielt Fragen aus einem festen Fragenkatalog. Aus den Antworten entsteht ein realitätsnahes Bild Ihrer Abläufe und der Clean Average Automatable Score, der zeigt, welche Automatisierungspotenziale Ihr Unternehmen insgesamt hat. Voraussetzung ist eine bestehende Microsoft-365-Umgebung.

Ja. Website und Kundenportal können Sie über die Sprachauswahl in der Navigation auf Englisch umstellen. Bei den Rechtstexten ist die deutsche Fassung verbindlich. Einzelne automatische E-Mails werden derzeit noch auf Deutsch verschickt.

Unser Vorgehen gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Stufen, die jeweils eigene Abrechnungslogik haben: 1. Erstanalyse: komplett kostenfrei. Wir analysieren Ihre Unternehmensprozesse per Mitarbeiterbefragung und berechnen Ihren „Automatable Score". 2. Vertiefte Analyse: Sobald Automatisierungspotenziale identifiziert sind, schalten wir vertiefte Analysedaten frei. Die Abrechnung erfolgt mit einem festen Betrag pro Mitarbeiter. 3. Individuelle Lösungen: Die Entwicklung maßgeschneiderter Automatisierungen (von klassischen Prozessautomatisierungen bis zu KI-Bots) berechnen wir fair nach tatsächlichem Stundenaufwand, gestaffelt nach Dringlichkeit. 4. Betrieb: Der laufende Betrieb Ihrer Automatisierungen wird rein nutzungsbasiert im Pay-as-you-go-Modell abgerechnet, im Wesentlichen ohne monatliche Grundgebühren. Ein Teil Ihrer monatlichen Nutzung fließt zudem automatisch als Support-Guthaben zurück. Konkrete Preise besprechen wir individuell mit Ihnen, da sie von Umfang und Unternehmensgröße abhängen.

Wir arbeiten branchenübergreifend mit Unternehmen zusammen, die ihre bestehenden Informationsflüsse und wiederkehrenden Aufgaben effizienter gestalten möchten, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Für die Zusammenarbeit setzen wir eine bestehende Microsoft-365-Umgebung voraus, da unsere Analyse- und Automatisierungslösungen technisch darauf aufbauen.